Større vedlikeholds- og rehabiliteringsprosjekter kan innebære mange valg, flere leverandører, store kostnader og mye ansvar for styret. God prosjektledelse kan gjøre veien fra beslutning til ferdig resultat tryggere og mer oversiktlig.
Et godt prosjekt starter før arbeidet begynner
Det kan være fristende å starte med å hente inn priser når et vedlikeholdsbehov er avklart. Men før entreprenørene kontaktes, bør styret være tydelig på hva som faktisk skal gjøres.
Hvilke arbeider skal inngå? Finnes det flere mulige løsninger? Bør andre tiltak gjennomføres samtidig? Og er prosjektet beskrevet godt nok til at leverandørene priser det samme?
Et godt forarbeid gjør det lettere å sammenligne tilbud og reduserer risikoen for misforståelser og uforutsette kostnader senere.
Nobl kan bistå med befaring, avklaring av tiltak og utarbeidelse av tilbudsforespørsel før prosjektet settes ut i markedet.
Når bør styret vurdere en prosjektleder?
Ikke alle vedlikeholdsoppgaver trenger profesjonell prosjektledelse. Men når prosjektet blir større eller mer komplekst, kan styret ha mye å vinne på å få faglig bistand.
Det kan være særlig aktuelt når:
- prosjektet innebærer store investeringer
- flere fag eller entreprenører skal koordineres
- styret trenger hjelp til å beskrive og avgrense arbeidet
- flere tilbud skal vurderes og sammenlignes
- tiltaket kan være søknadspliktig
- styret ønsker faglig oppfølging av kvalitet, fremdrift og økonomi underveisNobl fremhever selv at ikke alle mindre oppgaver krever ekstern prosjektleder, men at profesjonell og uavhengig bistand kan være nyttig i mange rehabiliterings- og oppgraderingsprosjekter.
Fra tilbud til avtale
Når tilbudene kommer inn, er ikke laveste pris nødvendigvis det samme som det beste tilbudet.
Styret må kunne vurdere om leverandørene har forstått oppgaven på samme måte, hvilke løsninger som tilbys, hva som er inkludert og hvilke forbehold som er tatt.
En prosjektleder kan hjelpe styret med å:
- sammenligne tilbud
- avklare forskjeller og uklarheter
- vurdere tekniske løsninger
- gjennomføre eventuelle forhandlinger
- få på plass et godt grunnlag før avtalen signeres
Oppfølging mens arbeidet pågår
Når prosjektet er i gang, trenger styret oversikt over mer enn fremdriften.
Arbeidet skal gjennomføres i tråd med avtalen, kostnadene må følges opp, eventuelle endringer må håndteres og kvaliteten må kontrolleres underveis.
Med prosjektledelse får styret en fagperson som kan følge opp leverandørene og være bindeledd mellom styret og dem som utfører arbeidet.
Nobl kan følge opp både den byggetekniske og økonomiske delen av prosjektet og bidra til at krav til HMS blir ivaretatt under gjennomføringen.
Ta prosjektet helt i mål
Et prosjekt er ikke ferdig bare fordi håndverkerne har pakket sammen. Før arbeidet avsluttes bør leveransen gjennomgås, eventuelle mangler avklares og nødvendig dokumentasjon være på plass.
Ved prosjektslutt kan Nobl gjennomføre overtakelse sammen med styret og entreprenøren. Det gir styret et tydeligere skille mellom byggeperioden og det ferdige prosjektet – og et bedre grunnlag for videre oppfølging.
Se helheten når dere først skal gjøre noe
Et større vedlikeholdsprosjekt kan også være en anledning til å tenke noen år frem. Skal fasaden rehabiliteres, kan det for eksempel være naturlig å vurdere om andre tiltak bør gjennomføres samtidig. Nobls eksisterende prosjektinnhold trekker blant annet frem vurderinger av energioppgraderinger og framtidige vedlikeholdsbehov som en del av denne helheten.
Det betyr ikke at sameiet alltid bør gjøre mer. Men gode vurderinger i forkant kan bidra til at dere unngår å gjøre den samme jobben flere ganger.
Slik kan Nobl hjelpe
Nobls prosjektledere kan bistå sameiet gjennom hele eller deler av prosjektet – fra de første vurderingene til ferdig gjennomført arbeid.
Det kan blant annet omfatte:
- befaring og avklaring av tiltak
- utarbeidelse av tilbudsforespørsel
- innhenting og vurdering av tilbud
- forhandlinger og avklaringer før kontrakt
- bistand ved søknadsplikt
- vurdering av aktuelle støtteordninger
- oppfølging av fremdrift, kvalitet og økonomi
- HMS-oppfølging
- overtakelse når prosjektet er ferdigNobl beskriver prosjektlederrollen som bistand fra begynnelse til slutt, men styret kan også få hjelp i deler av prosessen.
Står sameiet foran et større vedlikeholdsprosjekt?
Dere trenger ikke vente til alle beslutninger er tatt før dere ber om faglig bistand. Jo tidligere prosjektet blir godt avklart, desto bedre grunnlag har styret for å vurdere løsninger, kostnader og videre fremdrift.
