Rønvik Terrasse i Bodø sto innflyttingsklar i 2003 og har perfekt beliggenhet med utsikt over havna og Bodø sentrum. Med 63 leiligheter, stort garasjeanlegg og fellesarealer er det mye å holde styr på, men Terje har funnet seg gode rutiner i en hektisk hverdag. Men det hadde han ikke klart uten Portalen – som er Nobls digitale verktøy til styrene.
– Styreportalen er et helt fantastisk verktøy. Jeg bruker den til alt fra å sende e-poster til rapportering og holde oversikt over økonomien. Den er mitt digitale bibliotek og arkiv.
Viktig å bruke tid
Spesielt om høsten i forbindelse med utarbeidelse av nye budsjetter er Portalen til stor hjelp med sitt arkiv tilbake i tid. Men Terje påpeker at det ikke bare er å sette seg ned med Portalen og tro at alt går av seg selv.
– Har du sagt ja til jobben som styreleder, så mener jeg at du forplikter deg til å sette deg inn i oppgavene som følger og da er det viktig å gjøre seg kjent med bruken av Portalen. Gjør du det og blir kjent med løsningen, så er den ditt beste arbeidsverktøy. Også for kommunikasjon ut med beboerne. For selv om vi har to-tre beboermøter i året inkludert generalforsamlingen, så er det greit å kunne sende ut oppdateringer fra hva vi i styret jobber med og da gjerne få tilbakemeldinger fra beboerne. Alt dette kan vi gjøre via Portalen, og da har vi også all kommunikasjon arkivert, sier styreleder i Rønvik Terrasse borettslag.
Vedlikeholdsplanen er et viktig arbeidsverktøy
Terje satt som styreleder i borettslaget første gang fra 2004 til 2008, før han igjen gikk inn i vervet i 2021. Han ser en enorm utvikling i digitaliseringen, som har gjort det mye enklere for styret å holde oversikt. Et annet verktøy som Terje har tatt i bruk etter at han kom tilbake som styreleder i 2021, er vedlikeholdsplanen.
– Vi har hatt vedlikeholdsplanen i noen år, uten at den har vært brukt aktivt. Da vi børstet støv av den fikk vi hjelp av Pål Ruben Nyvold i Nobl for å få vedlikeholdsplan så oppdatert som mulig ut fra dagens situasjon. Etter at bygningen er 20 år, har vi vært nødt til å skifte deler av bordkledningen samt vinduer grunnet lekkasjer og da har vedlikeholdsplanen vært et fint verktøy for å registrere ting som skiftes. Dette både med hensyn til garanti og vedlikehold fram i tid. Under dette arbeide fikk vi god hjelp av Trond Nordli i Nobl som er faglig dyktig, sier Olsen.
Eneste som gjenstår av oppgraderinger i Rønvik Terrasse, er heisene som skal skiftes ut. Det er også lagt inn i vedlikeholdsplanen – og ettersom det ikke lenger er mulig å skaffe deler til heisene har styret i samarbeid med leverandøren Kone laget en plan for hvordan de skal oppgradere heisene.
– Vi setter i gang arbeidet med den første heisen i 2024 og har et fireårsperspektiv på å gjøre oss ferdige med alle fire heisene. Når vi bytter ut den første, vil ta vare på delene fra denne heisen som kan brukes på de andre heisene i påvente av at disse byttes ut. Da er vi sikret deler for reparasjon i påvente av nye heiser. For heis er vi avhengige av i et bygg hvor majoriteten som bor her er mellom 60 og 80 år.
Tett på Nobl
Terje er opptatt av å ha gode dialoger med Nobl underveis og trekker spesielt frem Simen Benonisen som er hans faste forvaltningsrådgiver og Lill-Hege Olsen som bistår han i regnskapet og følger opp at alt er i orden til enhver tid.
– Jeg kan alltid ringe Nobl og spørre om hva som helst og det synes jeg er kjempebra. Det er godt å ha Nobl lokalt, men det viktigste for meg er kjemien med de som jobber i Nobl.
– Er det noe som kunne vært gjort bedre fra Nobl sin side?
– Alt kan bli bedre, men for meg som jobber med økonomi og regnskap, så er jeg imponert over de systemene Nobl har og som vi får tilgang til. Så mitt svar er at jeg er veldig fornøyd og det fine er at vi har en god og tett dialog. Er det noe jeg lurer på, så tar jeg kontakt så ordner det seg som regel veldig raskt og smertefritt.
