For styreleder Tove Myrvoll handler det om én ting: engasjement.
– Det er ofte de samme to–tre personene som møter opp år etter år. Vi ønsket å gjøre noe for å få flere til å delta og engasjere seg, sier hun.
Vil gjøre det enklere å delta
Svartvassveien borettslag består av 14 leiligheter, med beboere fra 30 til godt over 70 år. Mange er digitale i hverdagen – men oppmøtet på generalforsamling har vært lavt de siste årene. De siste årene har det ifølge Myrvoll dukket opp to-tre personer i tillegg til styret på det årlige møtet.
Da Tove ble kjent med muligheten for digital generalforsamling gjennom Nobl, tente hun på ideen.
– Nå kan folk sitte hjemme i fred og ro, lese sakene grundig og stemme når det passer dem. Vi holder generalforsamlingen åpen i ett døgn, slik at alle får god tid, forklarer hun.
Sakspapirene publiseres i Nobl-appen der generalforsamlingen gjennomføres. I tillegg sendes informasjon ut på e-post. Styret legger også ved en enkel og tydelig veiledning slik at alle vet hvordan de logger seg inn og deltar.
– Dette er også en fin måte å få flere til å ta i bruk Nobl-appen. Det ligger mye nyttig informasjon der om egen bolig og borettslaget.
Mindre arbeid – og mindre kostnader
Overgangen til digital generalforsamling betyr også mindre praktisk arbeid.
– Vi slipper å leie lokale og organisere fysisk møte. Nå kan vi gjennomføre det selv, på en enklere måte. Det sparer både tid og penger, sier Tove Myrvoll.
Samtidig har styret gjort et grundig arbeid i forkant. Med bistand fra advokat i Nobl har de redigert vedtektene og utarbeidet et nytt ordensreglement, noe borettslaget ikke har hatt så lenge Tove har bodd der, siden 2011.
– Det er viktig at beboerne får stemme over disse sakene. Det handler om å tilpasse oss tiden vi lever i og sikre gode rammer for fellesskapet.
Ordensreglene sendes ut digitalt i forkant.
– Det er også et viktig bidrag for å redusere papirbruk.
Et styre som jobber langsiktig
Digital generalforsamling er bare én del av et større arbeid i Svartvassveien borettslag.
Styret har nylig laget en vedlikeholdsplan helt tilbake til 1970-tallet, da bygget ble oppført. Det gir oversikt over hva som er gjort gjennom 50 år – og hva som kommer.
– Vi er godt i gang med vedlikeholdet, sier Tove Myrvoll.
Gjennom årene har borettslaget blant annet installert vannstoppere for å redusere risiko og få ned forsikringspremien.
– Vi prøver å følge med og lytte til rådene vi får fra Nobl, slik at vi holder oss oppdatert og har gode vedlikeholdte boliger.
– Tør å prøve
Tove Myrvoll som selv har rundet 70 år er ikke redd for å ta i bruk nye digitale løsninger. Hun har deltatt aktivt på kurs og bruker både styreportalen og de digitale løsningene jevnlig. Overgangen fra Indre Salten Boligbyggelag til Nobl, der mye allerede var digitalisert, opplevde hun som positiv.
Nå håper hun flere lar seg inspirere.
– Det handler ikke om å gjøre alt komplisert. Det handler om å gjøre det enklere å delta. Hvis vi vil ha engasjerte beboere, må vi legge til rette for det.
30. mars får Svartvassveien borettslag svar på om digital generalforsamling gir økt deltakelse.
Målet er klart: Flere stemmer. Mer engasjement. Et mer framtidsrettet fellesskap.
