I forbindelse med ekstraordinær generalforsamling og årsmøte ved valg av ny revisor gjennomførte Nobl nylig en evaluering blant styrene som deltok. Tilbakemeldingene gir et tydelig bilde: digitale møter oppleves som både effektive, fleksible og lite ressurskrevende – særlig når sakene er oversiktlige.
Styrene er svært fornøyde
Undersøkelsen viser høy tilfredshet med den digitale gjennomføringen. Styrene trekker særlig frem:
- god teknisk stabilitet
- enkel gjennomføring for styret
- effektiv møteform med mindre tidsbruk
Mange opplever også at dette er en løsning som passer godt når det ikke er store eller komplekse saker som skal behandles.
Mindre arbeid – ingen lokaler
Et digitalt årsmøte eller en digital generalforsamling krever langt mindre praktisk tilrettelegging enn et fysisk møte. Dere slipper å:
- finne og leie møtelokale
- organisere fysisk oppmøte
- bruke ekstra tid på logistikk og praktiske detaljer
Nobl setter opp hele den digitale løsningen og bistår med det praktiske rundt gjennomføringen. For styret betyr dette mindre belastning i en allerede travel periode.
Fleksibilitet for beboerne
En av de største fordelene styrene som har gjennomført digitale møter peker på, er fleksibiliteten for beboerne. I stedet for å måtte møte opp på et bestemt tidspunkt, kan boligselskapet:
velge hvor lenge møtet skal være åpent for avstemning
gi beboerne bedre tid til å sette seg inn i sakene
gjøre det enklere å delta, også for dem som ellers ikke ville hatt anledning
Dette oppleves av mange som en mer tilgjengelig og moderne møteform.
Tilpasset også for beboere som ikke er digitale
Et digitalt årsmøte eller en digital generalforsamling betyr ikke at alle må være like digitale. Styret kan, i samarbeid med Nobl, legge opp gjennomføringen slik at også beboere som ikke bruker digitale løsninger til daglig, får mulighet til å delta og stemme.
For eksempel kan boligselskapet:
- tilby et enkelt avkrysnings- og fullmaktsskjema på papir for dem som ønsker det
- gi informasjon i god tid, slik at beboerne vet hvilke alternativer som finnes
- kombinere digitale løsninger med praktiske tilpasninger der det er behov
På denne måten kan styret sikre bred deltakelse, samtidig som man får fordelene ved en digital gjennomføring.
Hjelp og støtte underveis
Dersom noen beboere opplever tekniske utfordringer i forbindelse med en digital generalforsamling eller et digitalt årsmøte, står Nobls kundesenter klare til å bistå med veiledning og support. Erfaringene viser at de fleste utfordringer lar seg løse raskt, og at tryggheten øker når man vet at hjelp er tilgjengelig.
Når passer digital løsning best?
Basert på erfaringene anbefaler vi særlig digital gjennomføring når:
- sakene er få og oversiktlige
- det ikke er behov for lange diskusjoner
- styret ønsker en effektiv og forutsigbar prosess
For mer omfattende saker kan fysisk eller kombinert møteform fortsatt være riktig valg – det avgjør dere selv. Poenget er at digital løsning er et svært godt alternativ for mange boligselskaper, oftere enn man kanskje tror.
Et valg som blir enklere for hvert år
Flere styrer påpeker at både styremedlemmer og beboere blir stadig mer komfortable med digitale løsninger. Erfaringene viser at terskelen for å velge digitalt blir lavere når man først har prøvd det – og mange ønsker å bruke samme løsning igjen.
Ønsker dere en enkel, fleksibel og lite ressurskrevende gjennomføring av årsmøte eller generalforsamling? Ta gjerne kontakt med oss i Nobl for en uforpliktende prat om hva som kan passe best for deres boligselskap.
