– Nobl forvalter nærmere 400 boligselskaper, som alle skal avvikle generalforsamling eller årsmøte innen 30. juni. For å få en mest mulig effektiv møteperiode, og for at de som ønsker det skal kunne få bistand fra sin rådgiver i Nobl, er det viktig å være tidlig ute med planleggingen, forklarer teamkoordinator i Nobl Forvaltning, Simen Benonisen.
Dato settes basert på historikk
Når Nobl foreslår møtedato for generalforsamling eller årsmøte, tar vi utgangspunkt i når boligselskapet vanligvis har gjennomført møtene tidligere. Målet er å legge møtet så nært det «vanlige» tidspunktet som mulig, slik at det blir forutsigbart både for styret og eierne.
Styret vil motta en e-post med foreslått dato enten i løpet av desember eller tidlig i januar. Det er samtidig viktig å være oppmerksom på at styret selv må sørge for egnet møtelokale.
Dersom styret allerede har fastsatt møtedato, ber vi om at dette meldes inn til forvaltningsrådgiver så snart som mulig, slik at vi kan koordinere videre planlegging på riktig måte.
Start planleggingen i god tid
Når møtedatoen er på plass, anbefaler Nobl at styret starter planleggingen tidlig:
Har dere ikke egne lokaler, bør dette sikres i god tid før møtet.
Valgkomiteen bør starte sitt arbeid i begynnelsen av februar.
Nobl anbefaler at styrets saker gjøres klare i løpet av uke 8–9 (kan justeres ved behov).
Bedre oversikt og bedre flyt gjennom våren
Tidlig planlegging gjør det enklere å sikre at forvaltningskunder som ønsker det, får tilgang til sin rådgiver under møtet. Når datoene settes tidlig, reduseres risikoen for kollisjoner der flere møter havner på samme rådgiver, og rådgiverne får bedre grunnlag for å planlegge møteperioden gjennom våren.
Det gir også en fordel for regnskapsarbeidet: regnskapsførerne kan prioritere regnskapene som må ferdigstilles først. Dermed kan styrene få regnskapet i god tid før møtet, og rådgiver kan være best mulig forberedt.
Varselbrev til eierne – frist for saker
Alle møtedatoene for 2026 skal etter planen være ferdig spikret innen 15. januar neste år. Da vil Nobl sende ut varselbrev til eierne på vegne av styret i hvert enkelt boligselskap. Brevet informerer om årsmøtet/generalforsamlingen og frist for å melde inn saker.
