I en verden som stadig blir mer digital, har mange borettslag og sameier begynt å utforske mulighetene for å gjennomføre årsmøter og generalforsamlinger digitalt. Hos Nobl ser vi på dette som en effektiv og fleksibel løsning, som kan gi store fordeler for alle parter.
Her er noen grunner til hvorfor styret bør vurdere digitale møter:
1. Økt tilgjengelighet og deltakelse
Digitalisering senker terskelen for deltakelse. Mange beboere opplever det som utfordrende å sette av tid til å delta på fysiske møter, spesielt om de har travle hverdager, er utebys eller har omsorgsansvar. Ved å tilby digitale møter kan flere delta, uansett hvor de befinner seg. Dette øker sannsynligheten for at viktige beslutninger blir tatt av et bredere spekter av medlemmene.
2. Tidseffektivitet for alle
Fysiske møter krever ofte tid til planlegging, transport og oppmøte. Digitale løsninger kutter ned på disse utfordringene. Nobl har utviklet en egen løsning for digitale møter via eierportalen Min side. Se mer under punkt 8. Andre enkle verktøy er Zoom, Teams eller andre spesialiserte plattformer for årsmøter, kan møtene gjennomføres raskere og mer effektivt. For eksempel slipper man utfordringen med å finne passende lokaler og koordinere logistikken.
3. Reduserte kostnader
Digitale møter kan bidra til betydelige kostnadsbesparelser. Leie av lokaler, trykking av møtedokumenter og servering av mat og drikke kan være store utgiftsposter. Ved å gå over til en digital plattform, kan borettslag og sameier kutte ned på slike kostnader og heller bruke ressursene på tiltak som gagner fellesskapet direkte.
4. Miljøvennlig alternativ
Digitalisering er også et mer bærekraftig alternativ. Reduksjon i papirbruk, mindre transport og lavere energiforbruk knyttet til fysiske samlinger bidrar til å redusere borettslagets miljøavtrykk. Dette er spesielt viktig for mange som ønsker å ta mer miljøbevisste valg.
6. Bedre sikkerhet og fleksibilitet
Moderne plattformer for digitale møter har høy sikkerhet, som sikrer at sensitive saker diskuteres i trygge rammer. I tillegg gir digitale løsninger fleksibilitet til å gjennomføre møtene på en måte som passer for alle, enten det er gjennom direkte videomøter eller ved hjelp av digitale avstemninger over flere dager.
7. Forberedt for uforutsette hendelser
Pandemien viste oss hvor sårbare vi kan være for uforutsette hendelser som gjør det vanskelig å samles fysisk. Digitale møter sikrer at borettslag og sameier kan opprettholde kontinuitet i driften, selv i krevende tider.
8. Egen digitale løsning fra Nobl
Med Nobls digitale løsning via eierportalen Min side kan eiere enkelt delta i årsmøter og generalforsamlinger. Eier logger seg inn på Min side for å avgi stemme i hver sak. Dette kan gjøres når som helst mens møtet er åpent, og møtet kan stå åpent over flere dager for å sikre at alle får mulighet til å delta digitalt. Det legges også opp til en høringsperiode i forkant, slik at demokratiet ivaretas ved at spørsmål og kommentarer kan tas opp før avstemmingen. Etter gjennomført avstemming mottar hver eier en egen kvittering med sitt stemmeresultat. Dette sikrer transparens og trygghet gjennom hele prosessen.
Hvordan komme i gang?
For mange borettslag og sameier kan overgangen til digitale årsmøter føles som et stort skritt, men med riktig veiledning er det enkelt. Hos Nobl tilbyr vi bistand til å sette opp digitale møter, inkludert valg av plattform, opplæring og teknisk support. Vi kan også hjelpe med å utforme regler og prosedyrer som sikrer at digitale møter er like formelle og gyldige som fysiske møter.
La oss ta steget inn i fremtiden
Digitale årsmøter og generalforsamlinger er ikke bare et alternativ til tradisjonelle møter, men en mulighet til å skape en mer inkluderende, effektiv og bærekraftig hverdag for borettslag og sameier. Vi i Nobl ser frem til å hjelpe dere med å tilpasse dere denne moderne løsningen, slik at vi sammen kan bygge sterkere fellesskap for fremtiden.