For å gjennomføre en vellykket generalforsamling eller årsmøte er det viktig med gode forberedelser i forkant. I denne artikkelen har vi samlet opp noen viktige kulepunkter som styret bør følge for å sikre at gjennomføringen blir utført i tråd med vedtektene.
- Først av alt må det fastsettes en dato for gjennomføring av generalforsmaling eller årsmøte. I desember i fjor fikk alle selskapene en e-post fra oss, hvor vi ba om at det ble satt dato for generalforsamling/årsmøte og at denne ble videresendt til selskapets boligforvalter. Dersom dato ikke er satt og meldt inn til oss, ber vi om at dette gjøres snarest.
- 16. januar går Nobl i gang med å sende ut varsel om generalforsamling/årsmøte til alle eierne. Varselbrev som skal sendes til de som ikke har mailadresse, vil bli oversendt til styreleder for utdeling, om ikke annet er avtalt.
- Styret bør i januar sette i gang valgkomiteen, for å finne kandidater til nytt styre. Dersom det ikke er valgt egen valgkomité, er det styret selv som gjør dette arbeidet.
- 15. februar er frist for eierne å sende inn saker til møtet.
- 21. og 22. februar gjennomfører Nobl kurset «Forberedelse til generalforsamling og årsmøte» som er gratis for styrene å delta på. Du kan enten velge å delta på kurset som webinar 21. februar eller fysisk i våre lokaler i Bodø 22. februar.
Les mer om kurset og meld deg på her. - Vi anbefaler at styret setter opp styremøte for behandling av innkomne saker og signering av årsregnskap i slutten av februar-mars. Her er det kort tidsfrist for signering.
- Utkast til innkalling ligger tilgjengelig i styreportalen under punktet «generalforsamling»/årsmøte». Innkomne saker kan legges inn fortløpende av styret i innkallingen. Styret utarbeider innstilling til vedtak på hver av de innkomne sakene.
- Styrets årsmelding ligger klar til å bli fylt ut av styret i styreportalen under punktet «generalforsamling»/«årsmøte».
- Innkallingene vil bli sendt ut etter lovens varslingsfrister høyst 20 dager – minimum 8 dager før avholdelse av ordinært møte.Vi ser frem til et godt samarbeid med styret i kommende periode.
