De aller fleste borettslag og sameier har en eller annen form for lønnsutbetaling i løpet av ett år. Det kan være alt ifra en beboer som tar på seg plenklipping eller maling av fellesområdene, til mer faste oppgaver som trappevask eller vaktmestertjenester. Uansett om omfanget er stort eller lite, er loven lik for alle.
Her er en oversikt over de viktigste forholdene du som har styreverv bør kjenne til.
Ansettelseskontrakt
Det er viktig å merke seg at alle faste ansatte i et boligselskap skal ha kontrakt og yrkesskadeforsikring – en arbeidsbeskrivelse eller stillingsinstruks er ikke å regne som en kontrakt. Faste ansatte kan for eksempel være vaktmestertjenester eller renholder som jobber på timebasis eller fast avtalt månedslønn. Dere finner mal for kontrakt i styreportalen og det anbefales å bruke denne, da den sikrer at vi får de opplysningene vi trenger.
Har boligselskapet ansatt vaktmester eller noen som klipper gress i sommersesongen? – benytt vaktmesterportalen som du finner inne i styreportalen. Her kan vaktmesteren selv enkelt føre timene og styret vil motta varsel på e-post når timene er klar for godkjenning. Nobl tar seg av jobben med utbetaling av lønn og sende ut lønnslipp til mottakeren.
Husk yrkesskadeforsikring
Alle som har en fast ansettelse i boligselskapet, må det tegnes yrkesskadeforsikring for. Forsikringen opprettes ut fra stillingsprosent og dersom boligselskapet velger IF Totalforsikring oppretter Nobl denne forsikringen for styret. Ved forsikring i andre forsikringsselskap må styret selv sørge for å tegne forsikring.
Dersom det dreier seg om tidsbegrenset, kortvarig og sporadisk arbeidsforhold dekkes dette av IF totalforsikring til boligselskapet. For eksempel en som klipper plenen gjennom sommersesongen.
Merk at de som jobber gjennom et helt år og sender inn timer en gang i året og ikke har arbeidskontrakt, er ikke forsikret i jobben.
Dersom boligselskapet ikke har denne forsikringen og det oppstår en yrkesskade, er boligselskapet ansvarlig og det kan bli en kostbar affære.
Tegn derfor yrkesforsikring på løpende arbeidsforhold som ikke dekkes av Totalforsikringen.
Lønn
Styrehonorar og betaling for arbeid, enten som timelønn, avtalt lønn eller fast beløp, lønn til fast ansatte som for eksempel vaktmester eller renholder. Kjøregodtgjørelse er også å regne som lønn. Det er viktig å merke seg at innleveringsfrist til Nobl for utbetaling av lønn samme måned er den 4. i hver måned. Lønnsutbetaling skjer den 12. hver måned.
Utbetaling av lønn gjennom Nobl
Nobl tar seg av utbetaling av lønn, styrehonorar og andre godtgjørelser på vegne av boligselskapet.
For at vi skal kunne utbetale pengene er det viktig at følgende blir sendt inn til oss:
- Navn boligselskap
- Lønnsmottakers personopplysninger
- Dato og underskrift av lønnsmottaker og et styremedlem
- Der lønnsmottaker er et styremedlem, må en annen i styret godkjenne utbetalingen.
- For å sikre oppdatert og korrekt regnskap – send inn timelister fortløpende gjennom året. Timelister ligger i styreportalen
Gave i stedet for lønn
Dersom det er snakk om en liten jobb til en verdi under 500 kroner kan styret velge å gi en gave for enkeltstående arbeidsprestasjoner, uten at det er skattepliktig for mottaker. Ytelsen er unntatt innrapporteringsplikt og det skal ikke betales arbeidsgiveravgift for denne summen.
For gaver over 500 kroner, men under 1 000 kroner er det skattefritt for mottaker, men det må betale arbeidsgiveravgift. Dette må derfor lønnskjøres på mottakeren, Navn, adresse og fødselsnummer må oppgis.
For gavekort over 1 000 kroner er hele beløpet skattepliktig for mottaker og det skal også betales arbeidsgiveravgift av summen. Navn, adresse og fødselsnummer på mottaker må oppgis.
Lønn til pensjonister
Pensjonister som mottar honorar for styreverv eller lønn fra boligselskapet må endre skattekortet for å unngå trekk på 50 prosent. Det er viktig å merke seg følgende:
- Skattekortet må endres årlig før lønnsutbetaling.
- Beløp under 1000 kroner i løpet av ett skatteår er ikke skattepliktig.
- Nobl henter elektroniske skattekort direkte fra Skatteetaten ved utbetaling av honorar. Nobl kan ikke endre i disse opplysningene.
- Skattekortet endres på Skatteetaten.no. Innlogging med BankID eller kodebrikke fra din bank.
Honorarskjema for styret
I portalen finner du en egen oppgave for å fylle inn honorarskjema for styret. Velg godtgjørelser i menyen og klikk deg videre til skjema for utbetaling av styrehonorar.
- Legg inn ønsket godkjenner nr. 2. Medlem i styret kommer automatisk opp. Det kan også velges navn hvem som skal godkjenne som nr 2.
- Legg inn periode. Fra dato må være datoen etter forrige til dato i siste skjema.
- Dato for styrevedtak legges inn. Du kan også legge inn en kommentar dersom det er noe lønnsutbetalerne skal ha beskjed om.
- Fylle ut bankkontonummer og beløp. Påse at riktig kontonummer legges inn. Ikke bruk tidligere oppgitt kontonummer da noen kan ha byttet bank.
Lagre og send til godkjenning.
Lønnsbilag og spørsmål kan sendes til lonnbrl@nobl.no
