Her kommer en veldig god nyhet til deg som innehar styreverv i et boligselskap, for nå kan du administrere alt av bookinger og utleie eller utlån i boligselskapet via Portalen.
– Dette er en løsning som er ønsket av kundene og som vår leverandør har fått utviklet spesialtilpasset for borettslag og sameier. Her kan styret for eksempel legge inn utleie av gjesteleilighet eller fellesstue i Portalen. Utleien vil komme opp under Min side for beboerne, som da enkelt kan få oversikt i kalenderen over når leiligheten eller fellesstuen er ledig og gjøre en bookinghenvendelse direkte via Min side. Deretter kan styret godkjenne eller avslå bookingen, og et svar vil automatisk sendes til beboeren. I det øyeblikket en booking blir godkjent, vil det bli synlig i kalenderen, forklarer IT- og systemansvarlig i Nobl, Egil Rasmussen.
Men det er ikke bare booking av lokaler du kan gjøre i den nye løsningen. Det er egentlig fritt frem for å gjøre reservasjoner på hva som helst.
– Styret kan også legge inn om en henvendelse skal kreve svar eller om det holder for Hans Hansen å legge inn at han de to neste timene skal låne motorsaga til borettslaget, påpeker Rasmussen.
I den nye løsningen vil du blant annet kunne gjøre følgende fra Portalen:
- Opprettelse av lokaler og utstyr i Portalen med tekst, tilhørende parameter og bilder.
- Oversikt over alle opprettede lokaler og utstyr fordelt etter liste for «Utstyr» og «Lokaler».
- Side for administrasjon av forespørsler som krever styrets godkjenning.
Oversikt over alle reservasjoner. - Varsel på e-post og notifikasjon i app når styret mottar forespørsel om reservasjon eller når en godkjent reservasjon kanselleres.
Det er enkelt å opprette bookingløsningen i Portalen. Du finner løsningen under fanen Borettslaget. Gå deretter inn på fanen Booking øverst til høyre i bildet. Velg deretter opprett ny booking.
På Min side vil beboerne finne følgende:
- Oversikt over tilgjengelige lokaler og utstyr i boligselskapet.
- Mulighet for å reservere et lokale eller utstyr, ved forespørsel eller direkte reservasjon.
- Mulighet for å søke på tilgjengelighet for alle lokaler eller utstyr innenfor angitt periode.
- Oversikt over egne reservasjoner.
- Varsel på e-post med bekreftelse av reservasjon. Godkjente forespørsler på e-post og notifikasjon i app.
For beboerne gjelder mye av det samme prinsippet. Dersom styret aktiverer bookingløsningen vil beboerne finne denne under fanen Mitt borettslag på Min side. Her velger de fanen Booking øverst til høyre i bildet og kan da velge mellom de ulike bookingene som styret har satt opp.
Når en beboer for eksempel har booket en gressklipper, så vil denne dukke opp både under Mine bookinger og i borettslagets kalender som reservert.
Den nye løsningen vil være tilgjengelig i Portalen fra og med mandag 19. juni. Og selv om bookingløsningen er veldig enkel og intuitiv å ta i bruk, vil Nobl sette opp et gratis webinar tirsdag 20. juni klokken 18.00.
– Her vil vi gå igjennom de viktigste funksjonene i løsningen. Hvordan man oppretter bookinger, knytter disse til kalenderen, legger på bilder og andre muligheter som ligger i løsningen.
Meld deg på webinar om ny bookingløsning i portalen!