Mange av styrene er allerede godt i gang med planleggingen av vårens årsmøte eller generalforsmaling i boligselskapene. Viktigst av alt er å sette dato og eventuelt booke lokale for møtet. Tidligere var det krav i boligloven om at disse møtene måtte avholdes fysisk. Som et resultat av pandemien ble digitale møter likestilt med fysiske møter fra 1. april 2021, hvor følgende ble endret i boligloven:
- Fysiske og digitale årsmøter og generalforsamlinger likestilles.
- Kravet om forhåndssamtykke for å motta informasjon på e-post oppheves, og det overlates til styret å avgjøre hvordan informasjon til beboerne skal gis.
- Elektronisk kommunikasjon likestilles med kommunikasjon på papir.
- Lovbestemt rett til å reservere deg mot å motta informasjon på e-post.
- Styrene får også en plikt til å sikre at alle som ønsker å delta på årsmøter og generalforsamlinger, får deltatt uavhengig av digital kompetanse.
Krav til digitale møter
For boligselskaper som har utfordringer med å samle eierne i ett stort nok lokale, kan det være mange fordeler med å samle møtet digitalt. Men, det stiller også krav til gode møteforberedelser.
Først av alt er det viktig å sikre at beboerdemokratiet blir ivaretatt ved digitale møter. Det vil si at alle stemmeberettigede skal ha mulighet til å delta på like vilkår. Med andre ord, styret må forsikre seg om at alle beboerne er i stand til å delta på et digitalt årsmøte ved at de har det tekniske utstyret og kompetansen til å kunne delta.
Dersom svaret er nei på dette, må styret finne en måte å tilby disse beboerne muligheten for deltakelse.
– Et alternativ kan være at de beboerne som av ulike årsaker ikke kan delta digitalt, kan overføre rettighetene sine til en de stoler på gjennom en fullmakt. En annen mulighet er å samle disse beboerne fysisk sammen med noen som kan føre teknikken, men dette fordrer at beboerne kan avgi sin stemme på lik linje med de andre stemmeberettigede, sier forvaltningssjef i Nobl, Jan Braastad.
Krav til tekniske løsninger
For å forsikre seg om at møtet avvikles på en forsvarlig måte, stilles det videre krav til den tekniske løsningen. Her må styret kunne:
- Få bekreftet deltakernes identitet og samtidig ivareta personvernet
- Kontrollere deltakelser og stemmegiving
- Sikre at stemmegiving skjer på like premisser og samme faktagrunnlag
- Dokumentere møtet og stemmegivingen
Hva er beste løsningen?
Det kan være mange fordeler med å møtes fysisk – ikke minst at beboerne treffes ansikt til ansikt og at man trolig får bedre diskusjoner med fysisk oppmøte enn via en skjerm. Men forvaltningssjefen i Nobl påpeker at det også er fordeler med et digitalt møte.
– Styrene klarte å gjennomføre dette under pandemien og for mange boligselskaper kan det være store besparelser på å gjennomføre møtet digitalt. Vi så også at møtedeltakelsen var høyere ved gjennomføring digitalt enn fysisk. Nobl har sammen med de største boligbyggelagene i Norge utviklet et verktøy som man kan bruke til disse møtene som ligger i Styreportalen. Forvaltningsrådgiveren til boligselskapet vil også bistå i forarbeidet til digitale møter, sier Braastad.
Kan kreve fysisk møte
Det er styret som beslutter hvilken møteform som passer best for sitt boligselskap, men lovendringen legger også opp til at beboerne kan kreve fysiske møter. Ifølge loven kan beboerne kreve fysisk møte dersom minst to av beboerne med til sammen ti prosent av stemmene eller mer ber om dette. Kravet må heller ikke begrunnes.
Styret kan imidlertid sette en frist for å kreve fysisk møte. Denne må være innenfor rimelig tid og etter at sakslisten er kjent slik at beboerne skal kunne vurdere om de ønsker fysisk møte eller ikke.
