Det er mange oppgaver og et stort ansvar som følger deg som har et tillitsverv i boligselskapet. En viktig oppgave er å ivareta sikkerheten til beboerne. Det er styret i borettslaget eller sameiet som har ansvar for at myndighetenes krav til HMS blir fulgt. Dersom en ulykke skulle oppstå, er det derfor styret som vil bli holdt ansvarlig, og det vil mest sannsynlig stilles spørsmål ved internkontrollen av HMS. Derfor er alle borettslag og sameier lovpålagt å ha et system for oppfølging av HMS.
Det innebærer at de må kartlegge hva slags ulykker som kan skje. De er også ansvarlige for å gjennomføre tiltak for å unngå disse ulykkene. Styret er pliktig til å ha oversikt over alle fellesarealer og felles installasjoner. Det gjelder alt fra brannsikring til utstyret på lekeplassen.
Å ha ansvaret for HMS kan for noen virke overveldende og som et veldig stort ansvar. Men det finnes heldigvis gode hjelpemidler som kan gjøre jobben enklere og mer oversiktlig for deg.
Styrets hukommelse
Gjennom Nobl kan ditt boligselskap få tilgang til vårt digitale HMS-program «BevarHMS», som er et skreddersydd, nettbasert verktøy som bidrar til å ivareta kravene til oppfølging av helse, miljø og sikkerhet.
BevarHMS er kort forklart styrets gode hukommelse for hva som er gjort, og hva som bør gjøres av lovpålagte sikkerhetsoppdateringer i boligselskapet og reduserer risikoen for uønskede hendelser.
– Systemet består blant annet av kontrollrutiner, handlingsplaner, logg av gjennomførte tiltak og avviksbehandling. I tillegg gjør systemet det enklere å holde orden på lovpålagt dokumentasjon og du som bruker av systemet vil bli påminnet når det er nye oppgaver som venter, slik at du ikke risikerer å glemme å følge opp viktige rutiner, forklarer prosjektleder i Nobl, Erik Hansen.
Han understreker at BevarHMS ikke fritar styret for det juridiske ansvaret, men verktøyet hjelper styret med å sikre at alle lover og forskrifter følges.
– Det er viktig at styret lager seg gode rutiner for å følge opp HMS-arbeidet og kan BevarHMS være en ekstra trygghet og bidra til å redusere arbeidsbelastningen. Brukere av Bevar HMS får også gjennom året tilbud om en årlig gjennomgang av HMS-planen. Nobl tar initiativ til denne gjennomgangen. Her kan du få en oppfriskning av HMS-programmet når det er behov for det, påpeker Hansen.
Dersom borettslaget eller sameiet ikke har noen som ønsker å være HMS-ansvarlig, kan boligselskapet leie inn Nobl til å ta oppgaven.
Fordeler med Bevar HMS
- Nettbasert tilgang for alle brukere.
- Møter lovkrav til internkontroll.
- Varsling av HMS-oppgaver via e-post og SMS.
- Effektiv avviksbehandling via e-post eller SMS.
- Full oversikt over forestående HMS-oppgaver og status på avvik.
- Tilgjengelig historikk for nye styrer.
- HMS-oppgaver skreddersydd for ditt borettslag eller sameie.
- Lovpålagt med HMS-system
Dette skal HMS-planen inneholde
Uansett hvilket system styret velger for å ivareta helse, miljø og sikkerhet i boligselskapet, er det viktig at det foreligger en god HMS-plan. En slik plan bør omfatte forskriften om HMS, i tillegg til aktiviteter og sjekklister. Dette er noe av det viktigste i en HMS-plan:
- Aktuelle lover og forskrifter
- Oppdatert risikovurdering
- Forebyggende aktiviteter, når og hvordan de skal gjennomføres og hvem som har ansvar for det
- Sjekklister
- System for avvikshåndtering
- System for dokumentasjon av utførte tiltak
– Det er viktig at alle boligselskapet har et system som er tilpasset deres behov og at planen er enkel å følge for de som har ansvaret. Det kan for eksempel være utearealer eller bygningsmasse som krever ekstra sikkerhetstiltak.
