– Nobl forvalter mer enn 300 boligselskaper, som alle skal avvikle generalforsamling eller årsmøte innen 30. juni 2023. For at denne perioden skal bli så effektiv som mulig, og at de som ønsker det kan få hjelp til gjennomføring av sin rådgiver i Nobl, har vi lyst å være tidlig ute med planleggingen. For å få dette til gjør vi disse justeringene, forklarer forvaltningssjef i Nobl, Jan Braastad.
Endringene går i hovedsak ut på følgende:
- Mellom 1. desember og 31. desember kan dere velge fritt fra de tilgjengelige datoene for avvikling av generalforsamlinger og årsmøter i 2023 i Styreportalen.
- Etter den tid vil Nobl foreslå en dato for dere basert på tidligere historikk
- Mandag 16. januar 2023 sendes det ut varslingsbrev til alle for å informere om dato og henstille til å sende inn saker.
Alle boligselskapene som ønsker å sette av datoen selv, får mulighet til å sende inn dato for generalforsamlingen eller årsmøtet til sin forvaltningsrådgiver gjennom Styreportalen. Dette får styret hele desember på seg til å gjøre. De som ikke sender inn ønsket dato, vil innen 15. januar få tildelt dato for generalforsmaling eller årsmøte fra Nobl.
Start planleggingen i god tid
Når møtedatoen er på plass, er oppfordringen fra forvaltningssjefen at styret starter arbeidet med å planlegge generalforsamlingen eller årsmøtet.
– Dersom man ikke har egne lokale, er det lurt å sikre seg dette i god tid før møtedato. Valgkomiteen bør også starte sitt arbeid i begynnelsen av februar. Nobl ber også styret gjøre egne saker klare i løpet av uke 8-9, oppfordrer forvaltningssjef Jan Braastad.
Bedre oversikt
Han påpeker at de boligselskapene som ikke kommer med en ønsket dato innen fristen 31. desember, ikke skal få satt opp en dato som er tatt helt ut av det blå og som ikke kan endres ved behov.
– Når vi setter opp forslag til dato for generalforsamling eller årsmøte, tar vi hensyn til når på året boligselskapene tidligere har pleid å gjennomføre disse. Så vil vi sette opp et forslag som er tilnærmet likt det de har pleid å ha før. Men det er viktig å understreke at styret selv må ordne med lokale, tilføyer han.
– Hvorfor gjøres denne endringen nå?
– Det er mange årsaker til at vi nå gjør denne endringen, men hovedsakelig er det for å forsikre oss om at alle våre forvaltningskunder skal ha tilgang på sin rådgiver til sin generalforsamling eller årsmøte. Tidligere har det vært veldig varierende når vi har fått inn dato for møtene, noe som har gjort planleggingen av vårt arbeid utfordrende. Det kan blant annet by på problemer med at flere generalforsamlinger og årsmøter kan kollidere for en og samme rådgiver, sier Braastad.
Får prioritert bedre
En annen stor fordel med at Nobl så tidlig som mulig har full oversikt over når styrene skal ha sine møter, er at regnskapsførerne kan prioritere å ferdigstille de regnskapene som først må være ferdig. Slik det har vært praktisert, har det blitt veldig hektisk i perioder med avvikling av mange generalforsamlinger og årsmøter på samme tid.
– Når vi i januar 2023 kan sitte med oversikten over samtlige generalforsamlinger og årsmøter, så ser vi rekkefølgen av hvilke boligselskaper som skal prioriteres. På den måten sikrer vi at styrene får regnskapet ferdig i god tid før de skal ha sitt møte og forvaltningsrådgiveren kan være best mulig forberedt. Dette blir vinn-vinn for oss alle, tror Jan Braastad.
